Dienstag, 29. Januar 2013

Zeit ist Geld - Eine gute Organisation hilft Geld sparen



Wer viel arbeitet hat naturgemäß wenig Zeit. 

Oder?

Wer viel arbeitet, hat genauso viel Zeit, wie jeder andere auch. Zeit ist Geld, Zeit ist kostbar und verlorene Zeit ist unwiderbringlich. Darum ist es so wichtig, ihr ein Mindesmaß an Aufmerksamkeit zu schenken. Die Arbeitswelt verlangt permanente Erreichbarkeit (wirklich?), so gut wie jeder hat ein Mobiltelefon, ruft von unterwegs Mails ab und beantwortet sie schnell im Vorbeigehen. Technische Geräte, die eigentlich zu Zeitersparnis führen sollten, sorgen jetzt dafür, dass wir noch mehr in noch weniger Zeit erledigen (können). Welche Qualität die Arbeitsleistung hat, steht allerdings auf einem anderen Blatt. Darüber hinaus sind die Kenntnisse um ganz grundlegende Dinge, wie Zeit- und Organisationsmanagement nicht so rasant angewachsen, wie das Wissen um Twitter, Tablett-PCs, Smartphones & Co. Und so brennt die Kerze, respektive das Nervenkostüm, leicht an zwei Enden.

Besonders bei Existenzgründern verbreitet ist das Phänomen, dass die Woche sieben (Arbeits-) Tage hat, dass auch sonntags Meetings angesetzt, Mails geschrieben und Termine wenigstens zum Mittagessen vereinbart werden. Und trotzdem reicht die Zeit augenscheinlich nicht. Auch nicht dazu, die Zeit gezielt zu planen. Eine Binsenweisheit ist, dass es gerade bei extrem vollen Kalendern lohnenswert (und gesundheitsfördernd!) ist, die Zeiten, und dazu gehören Arbeitszeit und Freizeit, besonders sorgfältig und überlegt zu planen.  

Grundsätzlich sei gesagt, dass es immer wieder Phasen geben kann, in denen das oben beschriebene Szenario zum Alltag gehört. Wenn das jedoch zum Dauerzustand wird und die freie Zeit als Belastung empfunden wird, weil man mit sich nichts anzufangen weiß, dann ist ein Stresslevel erreicht, das mit Sicherheit ungesund ist. Es geht schneller, als man denkt: die Stressfalle schnappt zu, und das nicht selten unbemerkt. Hier ein kurzer Test, um herauszufinden, ob Sie schon gestresst sind oder Privates und Berufliches in einer guten Balance halten:

1.    Können Sie berufliche Sorgen abschalten, wenn Sie Feierabend haben?
2.    Treffen Sie regelmäßig Freunde und Familie?
3.    Gönnen Sie sich bewusst Auszeiten?
4.   Sind morgens die ersten Gedanken nicht bei der Arbeit, sondern bei anderen Dingen?
5.  Sprechen Sie mit Freunden und Bekannten überwiegend über Privates und nicht hauptsächlich über Ihren Job?

Wenn Sie mehr als 2 Fragen mit nein beantwortet haben, befinden Sie sich auf dem besten Weg in die Stressfalle. Wenn die einmal zugeschnappt ist und die Tage endlos vollgestopft sind mit Terminen, Telefonaten, Meetings und anderen Verpflichtungen, dann wird es immer schwieriger, das Stresslevel zu senken.
Hier sind zwei statistische Wahrheiten, die sich mit dem Thema Zeitplanung und Arbeitsleistung beschäftigen. Die Daten stammen aus Betrieben, die ich im Rahmen von Coachings und Beratungen über die Jahre gesammelt und ausgewertet habe:

  1. Im Rahmen eines gezielt geplanten Arbeitsalltags sind durchschnittlich 65-80% abrechenbare Leistungen üblich.
  2. Im Rahmen eines ungeplanten Arbeitsalltags sind 30-50% abrechenbare Leistungen üblich.
Alleine diese Zahlen sind Ansporn genug für mich, regelmäßig flexible Jahresplanungen vorzunehmen und diese konsequent auf Monate, Wochen und Tage herunter zu brechen. Ein gut organisierter Schreibtisch, eine funktionierende Ablagestruktur und eine schlanke Verwaltung sind dabei meine 3 Hauptschlüssel, die die Stressfalle erst gar nicht zuschnappen lassen. 

Natürlich ist jeder Geschäftsalltag anders und jeder Unternehmer hat eine andere Arbeitsweise. Wenn Sie sich etwas gönnen wollen, dann nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Zeitplanung zu strukturieren. Es gibt eine Flut von Fachbüchern dazu, die Sie lesen können. Und wenn Sie dazu keine Zeit haben: Eine individuelle Beratung zum Thema Zeit- und Organisation kann dabei helfen, in kurzer Zeit eine maßgeschneiderte Lösung zu entwerfen.

Förderungen

Mit dem Unternehmerzuschuss des Bundesamtes für Wirtschaft- und Ausfuhrkontrolle sind für Unternehmen, die mindestens 1 Jahr am Markt sind, Beratungsleistungen zum Thema Organisationsberatung 50-75% förderfähig. Für Existenzgründer und Unternehmen bis zum 5 Jahr kann ein vergleichbarer Zuschuss (50% - 75% sind üblich, bis 90% werden bei Gründungen aus der Arbeitslosigkeit heraus bezuschusst) über das Kfw-Gründercoaching beantragt werden. Schauen Sie z.B. in die Beraterdatenbank der Kfw und finden Sie einen Berater Ihrer Wahl in Ihrer Nähe. 


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